Privacy policy for recruitment using Teamtailor
Tietosuojakäytäntö rekrytoinnissa
Rekrytointien ja työhönottoprosessin yksinkertaistamiseen tarkoitettua palvelua ("palvelu") tarjoaa Teamtailor KICKS Kosmetikkedjan OY:n ("rekisterinpitäjä" "me" "meitä" jne.) puolesta. On tärkeää, että palvelua käyttävät henkilöt ("käyttäjät") tuntevat olonsa turvalliseksi sen suhteen ja saavat tietoa siitä, miten käsittelemme käyttäjien henkilötietoja rekrytointiprosessissa. Pyrimme ylläpitämään korkeinta mahdollista henkilötietojen suojaustasoa. Käsittelemme, hallinnoimme, käytämme ja suojaamme käyttäjän henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön ("tietosuojakäytäntö") mukaisesti.
1. Yleistä
KICKS Kosmetikkedjan OY, y-tunnus 2061510-9, on rekisterinpitäjä sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Käyttäjien henkilötietoja käsitellään tarkoituksena hallinnoida ja helpottaa työntekijöiden rekrytoimista yritykseemme.
2. Henkilötietojen kerääminen
Olemme vastuussa käyttäjien palveluun luovuttamien tai palvelun käytön puitteissa muulla tavoin keräämiemme henkilötietojen käsittelemisestä.
Milloin ja miten keräämme henkilötietoja
Keräämme käyttäjiltä heidän henkilötietojaan, kun käyttäjät:
• lähettävät työhakemuksen palvelun tai muun kanavan kautta ja lisäävät palveluun henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
• käyttävät palvelua yhteydenpitoon henkilöstömme kanssa ja lisäävät henkilötietojaan joko itse tai käyttämällä kolmatta osapuolta, kuten Facebookia tai LinkedIniä
• antavat itsestään tunnistettavia tietoja chat-palvelussa (verkkosivustolla, joka käyttää palvelua), ja nämä tiedot ovat olennaisia hakuprosessin kannalta.
Joissakin tapauksissa voimme kerätä henkilötietoja ansioluetteloiden muodossa kolmansilta osapuolilta, joita ovat esimerkiksi Facebook, LinkedIn ja muut julkiset lähteet. Tätä kutsutaan potentiaalisia työnhakijoita koskevaksi tiedonhauksi, ja sitä voivat tehdä työntekijämme manuaalisesti tai palvelumme automaattisesti.
Joissakin tapauksissa myös nykyiset työntekijät voivat suositella mahdollisia työnhakijoita. Tällaiset työntekijät lisäävät henkilötietoja mahdollisista työnhakijoista. Niissä tapauksissa, joissa näin tehdään, mahdollista työnhakijaa pidetään käyttäjänä tämän tietosuojakäytännön puitteissa ja hänelle ilmoitetaan tietojen käsittelystä.
Keräämämme ja käsittelemämme henkilötiedot
Palvelun kautta kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää henkilöiden tunnistamiseen nimistä, sähköpostiosoitteista, kuvista ja videoista, Facebook- ja LinkedIn-tilien tiedoista, rekrytointiprosessissa esitettyjen kysymysten vastauksista, titteleistä, koulutuksesta ja muista tiedoista, jotka käyttäjät tai muut tahot ovat antaneet palvelun kautta. Vain rekrytointiprosessin kannalta merkityksellisiä henkilötietoja kerätään ja käsitellään.
3. Henkilötietojesi käyttötarkoitus
3.1 Rekrytointien hallinnointi ja toteuttaminen
Olemme aina kiinnostuneita löytämään ammattitaitoisia työntekijöitä, joiden uskomme sopivan meille. Kun haet työpaikkaa meiltä, meidän on siis kyettävä arvioimaan soveltuvuutesi hakemaasi työhön, tekemään valinta työnhakijoiden keskuudesta ja kommunikoimaan kanssasi.
Esimerkkejä käsittelytoimista, joita toteutetaan tarkoitusta varten:
• Kommunikoimme kanssasi meneillään olevan rekrytoinnin yhteydessä koskien työpaikkaa, yritystämme tai muita rekrytointiin liittyviä asioita.
• Kutsumme haastatteluihin ja suoritamme haastatteluja ja erityyppisiä testejä (esim. persoonallisuustestejä tai pätevyyskokeita) ja annamme sinulle palautetta haastattelun/testin jälkeen.
• Keräämme arvioita ilmoittamiltasi suosittelijoilta.
• Arvioimme pätevyyttäsi suhteessa avoimeen työpaikkaan.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme pystyä rekrytoimaan uusia työntekijöitä.
Henkilötietojen vastaanottajat: Rekrytoinnin järjestelmätoimittaja ja testien toimittaja.
Poistamme tiedot viimeistään 730 päivän kuluttua rekrytoinnin päättymisestä. Huomaa, että joitakin henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, jos tarvitsemme niitä kohdissa 3.3 ja 3.4 mainittuihin tarkoituksiin, tai jos olet suostunut siihen, että tallennamme tietosi hakijatietokantaamme.
3.2 Hakijatietokannan luominen ja hallinnointi
Jos olet kiinnostunut tulevista avoimista työpaikoista, voimme tallentaa avoimen hakemuksesi tai hakemuksesi aiemmasta rekrytointimenettelystä hakijatietokantaamme. Tällä tavalla voimme sovittaa yhteen profiilisi ja uudet työpaikat, jotka saattavat olla merkityksellisiä juuri sinulle.
Esimerkkejä käsittelytoimista, joita toteutetaan tarkoitusta varten:
• Tallennamme hakemukset aiemmista rekrytointimenettelyistä ja avoimet hakemukset ja sovitamme yhteen työnhakijan profiilin ja uudet työpaikat.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on etukäteen antamasi suostumus.
Henkilötietojen vastaanottajat: Rekrytoinnin järjestelmätoimittaja
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin et peruuta suostumustasi, mutta enintään 730 päivää viimeisestä toiminnastasi. Toiminnalla tarkoitetaan sitä, että olet hakenut uutta työpaikkaa, kirjautunut käyttäjätilillesi tai muuten päivittänyt profiilisi tietoja.
3.3 Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
Uusia työntekijöitä rekrytoitaessa jotkin lait ja vaatimukset voivat vaikuttaa rekrytointiprosessiimme. Näiden vaatimusten täyttämiseksi saatamme joutua käsittelemään työnhakijan henkilötietoja esimerkiksi silloin, kun meidän on järjestettävä työehtosopimusneuvotteluja. Alla on mainittu velvoitteet, joita meillä on työnantajana uusia työntekijöitä palkatessa.
Poistamme tiedot viimeistään 730 päivän kuluttua rekrytoinnin päättymisestä. Tämän jälkeen tietoja voidaan säilyttää kohdassa 3.4 mainittuun tarkoitukseen.
3.4 Oikeusvaateen laatiminen, esittäminen tai puolustaminen
Joskus voi syntyä riitoja, joissa meidän on pystyttävä tutkimaan, laatimaan, esittämään tai puolustamaan oikeusvaateita. Tämä voi koskea esimerkiksi riitaa, joka liittyy syrjintälain tai työehtosopimusten rikkomiseen.
Esimerkkejä käsittelytoimista, joita toteutetaan tarkoitusta varten:
• Käsittelemme niitä henkilötietoja, joita tarvitsemme käsitelläksemme riitaa, esimerkiksi syrjintälain mukaista oikeusvaadetta tai työehtosopimusten rikkomista.
Käsittelyn oikeusperustana on oikeutettu etumme pystyä laatimaan, esittämään tai puolustamaan oikeusvaateita.
Henkilötietojen vastaanottajat: Työnantajajärjestö, oikeudellinen edustaja, ammattiliitto ja muut vastapuolet.
Poistamme tiedot viimeistään 2 vuoden kuluttua rekrytoinnin päättymisestä (laissa ja työehtosopimuksissa säädettyjen vanhentumisaikojen mukaisesti).
Säilytys ja siirrot
Palvelun kautta kerättyjä henkilötietoja säilytetään ja käsitellään EU:n/ETA:n alueella tai sellaisessa kolmannessa maassa, jossa on Euroopan Komission mukaan riittävä tietosuojataso, tai niitä käsittelevät sellaiset alihankkijat, jotka ovat solmineet sellaiset sitovat sopimukset, jotka edellyttävät kolmansiin maihin tehtävien tiedonsiirtojen oikeusperusteen täydellistä noudattamista, tai muut alihankkijat, joilla on käytössään riittävät turvatoimet niiden rekisteröityjen oikeuksien suojaamiseksi, joiden tietoja siirretään. Jos haluat saada tietoa tällaisista suojatoimenpiteistä, ota meihin yhteyttä käyttämällä kohdassa 10 annettuja yhteystietoja.
4. Käyttäjän oikeudet
Käyttäjällä on oikeus pyytää tietoja käsittelemistämme henkilötiedoista ilmoittamalla siitä meille kirjallisesti käyttämällä jäljempänä kohdassa 10 ilmoitettuja yhteystietoja. Käyttäjällä on oikeus saada yksi (1) kopio häntä koskevista käsitellyistä henkilötiedoista maksutta. Lisäkopioista rekisterinpitäjällä on oikeus periä kohtuullinen maksu tällaisesta pyynnöstä aiheutuvien hallinnollisten kustannusten perusteella.
Käyttäjällä on oikeus tarvittaessa oikaista käyttäjää koskevat virheelliset henkilötiedot pyytämällä tällaista oikaisua kirjallisesti käyttämällä jäljempänä kohdassa 10 ilmoitettuja yhteystietoja.
Käyttäjällä on oikeus vaatia käsittelyn lopettamista tai rajoittamista, sekä oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä tietyissä tapauksissa.
Käyttäjällä on oikeus peruuttaa käyttäjän rekisterinpitäjälle antama suostumus käsittelyyn. Tämän oikeuden käyttäminen voi kuitenkin tarkoittaa, että käyttäjä ei voi hakea tiettyä työpaikkaa tai muutenkaan käyttää palvelua.
Käyttäjällä on tietyissä tapauksissa oikeus siirtää henkilötietonsa (tietojen siirrettävyys), mikä tarkoittaa oikeutta saada henkilötietonsa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, kunhan tämä ei vaikuta haitallisesti muille kuuluviin oikeuksiin ja vapauksiin.
Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle henkilötietojensa käsittelystä, jos käyttäjä katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
5. Turvallisuus
Meille on tärkeää varmistaa yksityisyyden suoja ja siksi pyrimme aktiivisesti varmistamaan, että käyttäjän henkilötietoja käsitellään äärimmäisen huolellisesti. Ryhdymme niihin toimiin, joita voidaan kohtuudella vaatia varmistaaksemme, että käyttäjän henkilötietoja käsitellään turvallisesti ja tämän tietosuojakäytännön ja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.
Tiedonsiirto internetin ja matkaviestinverkkojen kautta ei kuitenkaan ole koskaan täysin riskitöntä, minkä vuoksi kaikki siirrot ovat omalla vastuullasi. On tärkeää, että käyttäjä ottaa myös itse vastuuta tietojensa suojaamisesta. On käyttäjän vastuulla varmistaa, että hänen kirjautumistietonsa pidetään salassa.
6. Henkilötietojen siirto kolmansille osapuolille
Emme myy tai siirrä käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Saatamme kuitenkin siirtää henkilötietoja:
• toimittajillemme ja alihankkijoillemme heidän roolissaan henkilötietojen käsittelijöinä ja käsittelyn avustajina ohjeidemme mukaisesti palvelun tarjoamiseksi
• viranomaisille tai oikeudellisille neuvonantajille, jos epäillään rikollisuutta tai väärinkäytöstä, ja
• viranomaisille, oikeudellisille neuvonantajille tai muille toimijoille, jos laki tai viranomaispäätökset sitä edellyttävät.
Siirrämme käyttäjän henkilötietoja vain kolmansille osapuolille, joihin luotamme. Valitsemme yhteistyökumppanit huolellisesti varmistaaksemme, että käyttäjän henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
7. Yhdistelmätiedot (ei-tunnistettavat henkilötiedot)
Voimme jakaa yhdistelmätietoja kolmansien osapuolten kanssa. Voimme jakaa yhdistelmätietoja kolmansille osapuolille. Tällaisissa tapauksissa yhdistelmätiedot on koottu tiedoista, jotka on kerätty palvelun kautta ja voivat koostua esimerkiksi verkkoliikennettä tai palvelun käyttäjien maantieteellistä sijaintia koskevista tilastoista. Yhdistelmätiedot eivät sisällä tietoja, jotka voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön, eivätkä ne siksi ole henkilötietoja.
8. Evästeet
Kun käyttäjä käyttää palvelua, tiedot käytöstä tallennetaan evästeiden avulla. Evästeet ovat passiivisia tekstitiedostoja, jotka selain tallentaa käyttäjän laitteeseen, kuten tietokoneeseen, matkapuhelimeen tai tablettiin, kun se on yhteydessä palveluun. Käytämme evästeitä helpottaaksemme käyttäjän palvelun käyttöä ja kerätäksemme tietoja, kuten esimerkiksi tilastoja käyttäjän palvelun käytöstä. Tämä tehdään palvelun varmistamiseksi, ylläpitämiseksi ja parantamiseksi. Evästeistä kerätyt tiedot voivat myös olla henkilötietoja, ja tällöin käsittely sisältyy evästekäytäntöömme.
Käyttäjä voi kieltää evästeiden käytön milloin tahansa muuttamalla laitteensa asetuksia. Tällöin käyttäjän kokemus palvelusta voi kuitenkin heikentyä esimerkiksi siksi, että tietyt palvelun toiminnot eivät enää ole käytettävissä.
9. Muutokset
Meillä on oikeus tehdä muutoksia tai lisäyksiä tietosuojakäytäntöön milloin tahansa. Tietosuojakäytännön uusin versio on aina saatavilla palvelun kautta. Voit myös pyytää voida tutustua tietoihin ottamalla yhteyttä henkilöstöosastoon.
10. Yhteystiedot
Jos sinulla on kysyttävää, haluat lisätietoa henkilötietojen käsittelystämme tai jos haluat ottaa yhteyttä muihin asioihin liittyen, käytä seuraavia yhteystietoja: KICKS Kosmetikkedjan AB, hr@kicks.se
